擅長撰寫基金申請書的人很大程度上都是以推銷自己的想法來安身立命；一份優秀的基金申請書就是一份優秀的營銷文案。

——Janet S. Rasey

1 撰寫基金申請書

科學研究需要資金。科研需要的資金一般來自政府部門、私人基金組織或其他渠道。所以要能在職業道路上順利發展，大多數科研人員必須能夠成功申請到科研基金。

基金申請書（grant proposal）的目標就是要說服基金組織對某一科研項目提供資助。要能獲得資助，申請人遞交的基金申請書必須在以下方面說服決策人：

要求資助的科研項目具有重要意義，

此科研項目的目的與該基金組織的使命或職責密切相關，

此科研項目的研究方法切實可行，

參與此科研項目的人員具備完成此科研項目的能力，

申請人或申請人所在機構具備開展此科研項目所需要的設備，所申請的資金數額合理。

申請基金時的競爭非常激烈，寫得好的基金申請書才有可能獲得垂青以致最終得到資助。就像撰寫科技論文時應該做的一樣，寫好基金申請書的關鍵在于參考成功的基金申請書，嚴格遵守基金申請的要求及反復修改。

1.1 申請書的常見組成部分

不同基金組織在篇幅上對基金申請書有不同的要求。一些大學內部的基金申請書有時才一頁長，但是重大的基金申請書一般都很低。

不管篇幅長短，好的基金申請書一般都包括項目背景信息、項目目標、研究計劃（如果要求資助的項目是教育或服務性質的項目，申請人就要提供活動計劃）、預算、項目組成員的資歷（提供履歷）等。如果基金申請書長達數頁，通常還要創作標題頁和摘要。

如果基金申請書非常長，最好也提供一些其他材料，包括申請信（letter of transmitittal，就像是科技論文投稿時的投稿信）、目錄、表格列表、圖片列表、申請資助的科研項目的可能影響、推廣研究成果的計劃、已有實驗設備或器材的相關信息。重要的基金申請書就像其他研究性報告一樣，必然要引用文獻，所以還應該為基金申請書附上參考文獻。

有些基金申請書還提供附錄，以便評審人查閱。附錄中可以給出已被錄用但尚未發表的論文，項目合作人的證明信，或者開展該科研項目的一些細節材料。基金申請人要清楚知道，評審人并沒有義務非看附錄不可，所以申請人最好在基金申請書的正文就給出所有關鍵信息。

1.2 準備撰寫申請書

基金申請書符合基金組織的最大興趣和利益的時候才可能得到資助。因此，在著手撰寫基金申請書之前，要確信希望尋求資助的科研項目屬于該基金組織的資助范圍。仔細閱讀該基金組織對基金申請書的書面要求。如果有不清楚的地方，應隨時聯系該基金組織里負責為基金申請人提供指導和建議的工作人員。如果想知道一項基金申請書是否能得到該基金組織的考慮，也應聯系相關的工作人員，工作人員會告知申請人如何調整基金申請書才能加大申請獲批的機會。如果期望獲得資助的科研項目不屬于該基金組織的資助范圍，那么最好向其他基金組織遞交基金申請書。

就像撰寫科技論文一樣，撰寫基金申請書時參考優秀的基金申請書既節省時間，免去各種不必要的猜測，又加大了申請獲批的機會。可能的話，最好是參照同一基金組織曾經批準的同一類型的基金申請報告。曾獲得同一基金組織資助的同事可能愿意將以前的基金申請書拿出米供人參考。同樣，基金組織里的工作人員也可能會提供樣本供申請人參考。基金申請圖書（Pequegnat and Stover, 1995）和一般性的科技寫作圖書（Penrose and Katz , 2004）都給出了優秀的基金申請書的樣本和相關材料。另外，在萬維網上也可以找到獲批的基金申請書（Smeltzer and National Institute of Allergy and Infectious Diseases，2003） 。

1.3 撰寫申請書

應該早在申請方案遞交截止期前就動手撰寫基金申請書。如果要完成的申請方案很長，特別是如果要與他人合作完成該申請方案，那么至少要預留 6 個月用于完成該申請方案。如果沒有撰寫基金申請書的經驗，或者如果書面英語寫作不是自己的強項，應考慮向同事或者自由職業的專業科技寫作人員或編輯尋求幫助；如果要達到最佳效果，最好早點尋求他人的幫助，如果在截止期前一天才把寫好的基金申請書給別人評閱，那么人家也只能做些非常表面化的修改。

要仔細閱讀基金申請的所有規定，并在撰寫方案的時候認真遵守這些規定。要提供申請所需的所有信息，并且要嚴格遵守氏度和其他方面的格式要求。未遵守規定的基金申請書可能根本就得不到評審人的考慮。因此，在遞交基金申請書之前要再對照申請要求檢查一遍。

應該根據評審人的水平來確定基金申請書中的語言和內容的深度。政府部門通常都有懂得申請人所在研究領域的科研人員，他們具備評審專業性很強的基金申請書的能力；這種情況下，應該在基金申請書中給出足夠多的技術細節。但是，一些私人基金組織里的評審人很可能對申請人所在研究領域知之甚少；這種情況下，基金申請書不用提供太多的技術細節，其技術深度同科普期刊上的科學文章大致相同。如果不清楚評審人的專業背景以致不知道基金申請報告中應提供何種程度的技術細節，應該直接向基金組織查詢。

不管基金評審人的專業背景如何，基金申請書都應該寫得清楚易懂。評審申請方案的專家通常都非常忙（大量的申請方案在等著他們評審）。沒有時間對某份基金申請書反復琢磨，因而那些清楚易懂的基金申請書就比較容易獲得青睞。當然，寫得清楚易懂的基金申請書也為那些非專業人士的評審人理解該方案提供了很大便利。要寫出清楚易懂的基金方案，就要組織好各部分內容，先給出方案概貌再提出方案細節，盡量使用簡單的非技術性語言，不用冗言贅語，擅用但不濫用標題、黑體和斜體等格式， 遵守基金申請指南中給出的寫作要求。必要情況下，使用表格、圖片或其他視覺輔助工具；同時要保證這些輔助工具制作精良，擺放正確。

如果要為基金申請書提供摘要，那么摘要務必要做到結構合理、言之有物、意思、清楚。原因有幾個：有些基金組織至少是部分地基于基金申請書的摘要來為基金申請書聘請合適的評審人；如果摘要意思不清或者表達含混，基金組織可能會把該方案分派給并非是最合適人選的評審人來評審，最終也就導致該基金申請書得不到最恰當的評價。而且，評審人通常通過閱讀基金申請書的摘要獲得對該方案的第一印象，因此拙劣的摘要會使得評審人對該方案有不好的印象。此外，評審人在對該方案進行討論前，會再次重讀摘要以記起方案中的主要內容；所以在方案的討論和評定階段，好的摘要也給申請人帶來很大優勢。

許多基金申請要求申請人使用基金組織要求的標準申請表格。這些表格可以通過萬維網獲取。很多時候，填寫后的申請表格可以在線提交。總之，申請人在撰寫和提交基金申請書的時候都要遵守基金組織的要求。

如果基金申請書中含有大段的文字，則要編排好這些文字的格式以便評審人閱讀。如果基金組織對文字提出字體、字號和邊距等方面的要求，在編排大段文字的時候就要遵守這些要求。如果基金組織沒有字體、字號和邊距等方面的要求，要使用標準的印刷字體（如Times Roman） ， 10~12 磅的字號，1 英寸（約25 毫米）或稍微再大點的頁邊距。另外，除非特別注明，文字一般都是左對齊而右不對齊。千萬不要為了想在每一頁多塞進一點文字而把頁邊距調得太小；否則，評審人會覺得排版很不美觀，從而對該方案產生排斥心理。

1.4 申請遭拒的常見原因

有經驗的負責人和評審人拒絕批準某一基金申請書的理由不外乎幾種。如果申請人知道這些拒絕理由，就可以更好地準備自己的基金申請書以加大獲批機會。

申請遭拒的一個很常見理由就是申請人沒有遵守申請要求；這種情況還是比較容易發現和避免的。糟糕的語言和松散的結構也是造成基金申請書被柜的原因之一。還有一個原因就是申請人對所在研究領域中的相關工作了解不夠。因此，應該做全面的調研，并且在基金申請書中對文獻做適當的引用，還要確保申請方案中的所有文獻引用都正確無誤。要知道，評審人很可能對某基金申請書所屬領域非常熟悉，申請書中可能已引用或應該引用這位評審人已發表的論文。

基金申請書遭拒的另外一些原因包括：研究計劃缺乏原創性、研究計劃表面化或不夠深入、研究計劃缺乏嚴密的科學推理。（研究計劃中所做的一個或幾個假定是否有理論或事實依據？研究計劃是否只是為了找到一個有價值的研究課題而開展的試探性研究？）研究方法方面的缺陷也會導致基金申請書遭拒；比如，對研究方法缺乏精確的定量控制，或者沒有提及如果開展前期研究方法失敗應該采用其他哪種研究方法來替代。缺乏對關鍵的研究方法的細節描述也是基金申請書遭拒的一個原因。如果申請人沒有給出足夠多的實驗細節，評審人很難相信申請人已對將開展的科學研究進行了充足準備。參照該基金組織以往接受的基金申請書，申請人就可以知道在自己所寫的基金申請書中應該包含多少細節和怎樣的技術深度。

很多時候“雄心勃勃”（ambitious）是贊美之詞，但是基金申請書不能太“雄心勃勃” 。在方案中提出太多的科研計劃是不現實的，會導致方案被拒。要知道，實驗過程中可能遇到各種難題，實驗過程中會有這樣那樣的干擾，還有其他各種因素，這些都會延緩項目進展。所以，最好是提出一個難度適中、工作量合理的研究計劃，而不是一個難度極大、工作量極多的研究計劃；這樣，評審人也就有理由相信申請人能順利完成這個研究計劃。

如果基金申請書中的預算不合理，也會導致方案被拒。所以，申請人要認真預算成本。如果預算得太高，申請人會顯得太幼稚或太貪心，如果預算太低，申請人也會顯得太幼稚，同時如果基金申請書批準下來后，申請人也不得不在資金不足的情況下去完成這項科研項目。

1.5 其他要注意的問題

還要避免出現其他一些常見問題，其中一些問題是實質性的，而有些則是文字性的。

有些類型的研究要求在基金申請書中給出初步實驗結果。所以要檢查自己所申請的基金是否要求基金申請書給出初步實驗結果；如果要求，必須按照申請要求來提交初步實驗結果。

基金申請書里要給出合理的經費預算。如果想讓基金組織資助一臺新電腦或資助去夏威夷的旅費，就要在基金申請書中指出電腦或旅費對完成該科研項目有什么重大意義。許多科研機構里都有擅長對基金申請書做預算的人士，他們能為申請人提供預算方面的幫助。

如果要申請資助的是服務性項目，如科學教育項目，還要記得在基金申請書中給出對項目進行評估的計劃，還應該考慮給出一個項目進度表， 注明在什么時候將完成項目的哪些相關工作。

要認真編輯整個基金申請書。特別要注意前后的一致性。有時光顧著修改申請書的正文卻忘了修改摘要，這樣就容易出現前后不一致的問題。還要注意不要使用太多的縮寫。一般只使用或主要使用評審人都知道的縮寫。如果要使用很多縮寫，最好是在一個表格中給出所有縮寫及其定義，以供評審人參考。

1.6 最后三條建議

關于撰寫基金申請書還有三條建議。

第一，建議在撰寫和修改基金申請書時， 要想像自己是在撰寫完成科研項目后的科技論文。手頭是否已具備寫作的各方而信息。如果沒有，就要修正研究計劃。

第二， 關于措辭方面的建議：有時科研人員會說自己正在“撰寫基金”（ writing a grant） 。但是基金本身就是錢的意思，而不是方案或申請的意思。所以，如果有人說自己正在撰寫基金，別人就可以問“While you have your checkbook out , please write a grant for me  .”

最后，如果基金申請書沒有得到批準，也不要過分沮喪。基金組織可以贊助的科研項目有限，而收到的基金申請書卻數目眾多。

如果一份基金申請書沒有獲批，但是評審人給的意見總體上是肯定的，那么申請人就要再做嘗試，把修改后的基金申請書再投給同一家基金組織或其他的基金組織。在對基金申請書做修改的時候，要像對論文投稿做修改一樣，充分利用評審人的建議。不要灰心，因為寫出好的基金申請書需要的不光是技巧，還有毅力。

2 撰寫項目進度報告

有些基金組織、項目資助人或指導研究生工作的導師，會要求項目負責人在項目開展期間定期給出項目進度報告。項目進度報告能讓人讀后知道研究工作是否進展順利， 是否要對研究計劃和贊助基金等做出調整。撰寫項目進度報告也能激勵項目參與人抓緊開展工作。撰寫項目進度報告不僅能幫助項目參與人了解項目進展情況，也能為日后撰寫項目相關的推介和科技論文提供不少便利。

2.1 報告的基本結構

如果有指定的項目進度報告結構，當然就使用該結構來撰寫報告，如果有指定的表格（比如，關于經費使用情況的表格）要填寫，就按照要求來填寫這些表格。像撰寫基金申請書時所做的一樣，撰寫項目迸度報告時也要遵守各種規定。如果可以拿到類似的項目進度報告，最好還是參照一下。

通常，項目進度報告有三個主要部分。背景（background）、當前狀態（current status） 、結論（conclusions） 。背景部分給出項目的總體計劃；現狀部分給出到目前為止所取得的進展，比較已取得的進展與預期的進展，描述項目進展期間遇到的主要問題，結論部分做出總體評價，并基于項目進展情況對最初的研究計劃提出調整意見。

2.2 一些建議

在著手撰寫項目進度報告之前，應該查看一下該項目的方案或計劃。一般而言，項目進度報告的結構與項目方案的結構一致。

比如，如果項目方案中包含三個子項目，在項目進度報告中就要對每個子項目分別做報告，對各子項目采用同項目方案中一樣的題名。

項目進度報告一定要具體。比如，要給出相關的數字、名字或日期。必要情況下，要使用表格和圖片。為方便讀者閱讀與理解，在項目進度報告中要正確使用標題和其他排版工具。

項目進度報告傳達的信息耍讓人積極和振奮。但是不要試圖掩蓋項目期間遇到的問題。如果在項目進度報告中指出問題，還要給出解決問題的辦法。

如果為同一個項目連續撰寫項目進度報告（比如，為一個為期 5 年的基金項目撰寫進度報告），那么每份進度報告的格式應該保持一致。這樣，不僅讓寫作工作輕松不少，也能方便讀者比較前后兩份進度報告的內容。使用文字編輯器能幫助在前次項目報告的基礎上做修改而生成新的項目報告。當然，要記得在新的項目報告中將新的項目進展補充進去。

要認真編街項目進度報告，并仔細檢查以確保信息完備、意思清楚、用詞準確。好的項目報告不光記載項目進度情況，也能忠實反映報告人的嚴謹作風。  

本文節選自《科技論文寫作與發表教程》（第六版）